Embora o objetivo seja simples, sua abrangência é significativa, já que a confirmação da regularidade do negócio serve para diversas finalidades.

As certidões permitem ao empreendedor obter financiamentos, participar de licitações, estabelecer parcerias públicas ou privadas e conduzir vários processos comerciais.

Cada órgão possui procedimentos próprios que exigem atenção. A boa notícia é que várias certidões podem ser emitidas online, o que agiliza a tarefa de quem depende da documentação.

Neste artigo, vamos explicar como tirar a certidão negativa, suas principais características e a importância de mantê-la em dia. Acompanhe!

O que são as certidões negativas?

As certidões negativas são emitidas pelos órgãos governamentais para confirmar que uma empresa não tem pendências, estando em dia com obrigações tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

Possuir esse documento assegura a regularidade fiscal do negócio e permite uma participação ativa no mercado. Afinal, a certidão negativa para CNPJ é solicitada para diversas situações, como:

• Obtenção de financiamentos;
• Participação de licitações;
• Fechamento de parcerias;
• Contratações de serviços;
• Processos de fusões e aquisições, entre outras.

Confira como tirar certidões negativas emitidas online

Agora que o conceito e a necessidade da certidão negativa estão claros, é hora de entender como o processo funciona na prática. Veja, a seguir, um passo a passo simplificado para emitir cinco modelos de certidões:

1. Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais e à dívida ativa da união

Emitida pela Receita Federal, essa certidão negativa será liberada quando for verificada a regularidade fiscal do contribuinte quanto aos:

• Créditos tributários federais administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil — RFB;
• Dívida Ativa da União administrada pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional — PGFN.

Para isso, a empresa não deve possuir pendências relativas a débitos, dados cadastrais e apresentação de declarações.

Desde setembro de 2014, essa certidão inclui também as pendências relativas às contribuições previdenciárias. Assim, o documento que era conhecido como certidão do INSS ou certidão previdenciária deixou de existir.

A certidão negativa é válida por 180 dias, a partir da data de emissão. Para emitir, basta acessar o portal da Receita Federal e informar o número do CNPJ.

2. Certificado de regularidade do FGTS

A Caixa Econômica Federal emite essa certidão, que é essencial para o empreendedor estabelecer relações com órgãos da Administração Pública e instituições oficiais de crédito, conforme indicado na própria página de emissão.

Para obtê-la, o empregador deve ter cumprido todas as obrigações legais junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço — FGTS, tanto no que diz respeito às contribuições, quanto a empréstimos com recursos originários do FGTS.

Para emitir o Certificado de regularidade do FGTS, basta acessar o portal da Caixa Econômica Federal e informar o número do CNPJ.

3. Certidão Negativa de Débito Estadual

A Certidão Negativa de Débito Estadual — CND é emitida por cada unidade da federação quando verificada a regularidade fiscal do contribuinte quanto aos créditos tributários estaduais geridos pela Secretaria Estadual da Fazenda.

Por isso, cada estado possui critérios próprios para permitir a emissão do documento.

4. Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

A Lei das Licitações exige do interessado em participar da concorrência a comprovação de sua regularidade trabalhista por meio da apresentação da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas.

Emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, a certidão é baseada nas informações remetidas por todos os 24 Tribunais Regionais do Trabalho do país.

A partir desses dados, a certidão só constará negativa se a pessoa física ou jurídica não estiver inscrita como devedora no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas — BNDT. De acordo com o TST, esse banco registra:

• Dívidas relativas a obrigações trabalhistas;
• Acordos trabalhistas não cumpridos;
• Acordos realizados perante as Comissões de Conciliação Prévia e não cumpridos;
• Termos de ajuste de conduta firmados com o Ministério Público do Trabalho e não cumpridos;
• Custas processuais, emolumentos, multas, honorários de perito e demais despesas oriundas dos processos trabalhistas e não adimplidas.

A Certidão é nacional e tem validade de 180 dias. Para emitir, basta acessar o portal do Tribunal Superior do Trabalho e informar o CNPJ.

5. Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Para fechar a lista com os principais tipos de certidões negativas, esse documento é baseado em dados do Cadastro de Contribuinte Mobiliários, que inclui Pessoas Físicas e Jurídicas que exercem atividades em determinado município.

Ou seja, a certidão é expedida pela Prefeitura de cada município. Contudo, não são todas as cidades brasileiras que oferecem a funcionalidade pela internet.

Para emitir, a recomendação é acessar o portal da prefeitura da cidade onde a sua empresa está instalada e descobrir se a emissão de certidões negativas está disponível pela internet. No geral, são emitidos dois documentos:

• Documento Mobiliário: atesta a inexistência de débitos referentes ao Imposto sobre Serviços e a taxas relacionadas à prestação de serviços; 
• Documento Imobiliário: comprova que não existem dívidas relacionadas ao IPTU ou a outras taxas imobiliárias (como taxa de asfalto, taxa de conservação e coleta de lixo).

Qual a importância de manter as certidões negativas em dia?

As certidões negativas são fundamentais para garantir a conformidade do negócio, acessar melhores oportunidades de crescimento e evitar problemas legais e financeiros. Mesmo assim, vale reforçar sua importância, já que esse documento proporciona diversos benefícios à empresa, como:

Credibilidade e reputação

As certidões negativas demonstram que a sua empresa está em conformidade com suas obrigações legais e fiscais, ajudando a melhorar a credibilidade e reputação no mercado.

Participação em licitações

Um dos critérios para concorrer em uma licitação é a inexistência de pendências. Se você não apresentar certidões negativas com a Justiça do Trabalho, por exemplo, não estará habilitado a disputar a concorrência pública.

Acesso a crédito e financiamento

As instituições financeiras normalmente exigem negativas para aprovar empréstimos e financiamentos. Ter todas as certidões em dia facilita o acesso a crédito com melhores condições.

Segurança jurídica

Manter esses documentos em dia protege sua empresa contra possíveis ações judiciais e execuções fiscais, que podem resultar em bloqueios de contas, penhora de bens e outros problemas legais.

Transações comerciais

Em transações como fusões, aquisições e parcerias, a apresentação de certidões é um requisito comum. Isso garante que não há pendências ocultas que possam impactar negativamente a negociação.

Conformidade legal

Por desatenção ou desconhecimento, você pode deixar de cumprir obrigações, mas não perceber até ser acionado judicialmente. Nesse caso, a certidão é uma garantia de que suas relações com o fisco transcorrem sem pendências.

Evita multas e penalidades

Estar em dia com as certidões negativas e assegurar a conformidade legal do seu negócio ajuda a evitar multas e penalidades que podem ser aplicadas por órgãos reguladores e fiscais. Por falar em  conformidade, ela não é garantida apenas pelas certidões negativas, mas depende de uma série de cuidados e ações na gestão do seu negócio.