O certificado digital é um documento digital que serve para assinar documentos online com validade jurídica, autenticar transações e cumprir obrigações do negócio pela internet, sem precisar sair de casa.

Essa assinatura digital veio para substituir a papelada e garantir a segurança e autenticidade das transações eletrônicas. Logo, ela será tão comum quanto a tradicional assinatura à mão e a firma reconhecida em cartório.

Não à toa, a maioria das empresas já é obrigada a utilizar o certificado digital para enviar obrigações ao governo. Por isso, se você ainda não tem o seu, acompanhe os tópicos e tire todas as suas dúvidas:

O que é certificado digital?

O certificado digital é a identidade eletrônica de uma empresa ou pessoa física, permitindo a assinatura de documentos com validade jurídica e a realização de transações online com segurança.

Criado para garantir a autenticidade das operações online, o certificado digital identifica pessoas físicas e jurídicas por meio de uma assinatura eletrônica.

Assim, fica muito mais fácil assinar documentos digitais, enviar obrigações ao governo e emitir todo tipo de documento oficial sem precisar da assinatura em papel ou reconhecimento de firma em cartório.

Se você emite nota fiscal eletrônica no seu negócio, é provável que já conheça o certificado digital, pois ele é obrigatório para boa parte das empresas que geram NF-e, NFC-e e NFS-e.

No Brasil, o documento pode ser adquirido no formato de arquivo para instalação no computador, em dispositivos como cartões ou tokens, ou como arquivo na nuvem.

As Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO, são responsáveis pela comercialização.

Atualmente, diversos tipos de certificados digitais estão disponíveis, incluindo versões virtuais do CPF e CNPJ, além de documentos específicos para emissão de notas fiscais e para micro e pequenas empresas.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital serve para autenticar todo tipo de transação e atividade online, garantindo segurança, privacidade e agilidade aos envolvidos. Estes são alguns exemplos de aplicações do documento:

• Assinar e enviar documentos digitais (contratos, acordos, recibos, promissórias, declarações, etc.) com assinatura eletrônica;
• Enviar declarações e obrigações acessórias da empresa aos órgãos do governo;
• Realizar transações bancárias online com segurança;
• Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
• Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
• Assinar NF-e, escriturações contábeis e fiscais;
• Enviar declarações de Imposto de Renda à Receita;
• Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
• Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.

Vantagens do certificado digital

O certificado digital oferece inúmeros benefícios para empresas e pessoas físicas. Confira as principais vantagens desse documento:

1. Mais praticidade

A praticidade é uma das grandes vantagens do certificado digital, permitindo resolver trâmites burocráticos sem deslocamentos. Em vez de ir até o cartório para reconhecer firma ou se deslocar para assinar documentos físicos, é possível validar documentos, contratos e transações totalmente online.

2. Mais segurança nas transações

O certificado digital garante total segurança em transações online, especialmente aquelas que envolvem dinheiro e dados sigilosos. Sua tecnologia criptográfica protege a troca de informações no ambiente virtual, assegurando a validade jurídica e fiscal de documentos e assinaturas. Com isso, fraudes, vazamentos e incidentes nas transações eletrônicas são evitados.

3. Redução de custos

O uso do certificado ajuda a reduzir diversos custos e aumentar a produtividade na empresa. Entre os gastos eliminados podemos destacar:

• Compra e impressão de papel;
• Abertura e reconhecimento de firma em cartório;
• Espaço físico para armazenamento de documentos;
• Custos administrativos para organização e gerenciamento de arquivos;
• Envio de documentos;
• Transporte e deslocamento para assinatura de documentos físicos.

Além disso, documentos importantes não correm o risco de serem perdidos por descuido ou acidentes, pois podem ser armazenados na nuvem ou em backups.

4. Facilidade de acesso a serviços públicos

Uma das principais razões para obter um certificado é ter acesso liberado a diversos serviços do governo pela internet. Para muitas empresas, é obrigatório ter a assinatura digital para emitir notas fiscais, por exemplo.

Mas também vale a pena adquirir o certificado voluntariamente para acessar sistemas como:

• INSS;
• eSocial;
• SPED;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
• Prouni;
• DMED (Declaração de Serviços Médicos e da Saúde), entre outros sistemas do governo.

Quem é obrigado a ter o certificado digital?

Toda empresa que emite nota fiscal eletrônica ou está inscrita nos regimes tributários do Lucro Presumido e Lucro Real precisam, obrigatoriamente, do certificado digital para declarar obrigações à Receita.

Já as empresas do Simples Nacional são obrigadas a usar o documento se tiverem mais de um empregado. A única exceção é o MEI (Microempreendedor Individual), que ainda está desobrigado, na maioria dos casos, mas pode optar voluntariamente pelo documento.

Conforme a Resolução CGSN 140/18, o certificado poderá ser exigido de microempresas (ME) ou empresas de pequeno porte (EPP) nos seguintes casos:

• Recolhimento do FGTS, entrega da GFIP e envio de informações trabalhistas pelo eSocial;
• Emissão de documentos fiscais eletrônicos, conforme exigido pela legislação municipal ou CONFAZ;
• Prestação de informações relativas ao ICMS, conforme exigido pela legislação do município ou CONFAZ;
• Prestação de informações à Receita Federal do Brasil (RFB) sobre manutenção de recursos no exterior.

Se sua empresa não emite nota fiscal eletrônica e está enquadrada no Simples Nacional, peça ajuda ao Lion para consultar a legislação do seu estado e município e verificar se o documento é obrigatório.

No caso de microempreendedores individuais, não há necessidade da assinatura digital, podendo cumprir suas obrigações com um código de acesso — consulte nosso artigo sobre certificado digital para MEI para saber mais.

Lembrando que a empresa obrigada a usar o certificado pode sofrer multas sobre tributos não declarados, sanções administrativas e outras penalidades se não usar o documento.

Pessoas físicas também podem ter um certificado digital: chamado e-CPF, trata-se de uma versão digital do CPF. Com ele, é possível assinar documentos, como procurações e acessar serviços públicos como o eSocial, e-CAC e Receitanet.

O que garante a autenticidade do certificado digital?

A autenticidade do certificado digital é garantida quando o documento é emitido por uma Autoridade Certificadora. Essas autoridades são habilitadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), que regula a identificação virtual de empresas e cidadãos por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

Tipos de certificado digital

Os principais tipos de certificado digital são o A1 e o A3. Ambos atendem às funcionalidades da certificação, mas diferem no tempo de validade e no local de armazenamento dos dados.

Abaixo, confira mais detalhes sobre suas particularidades e conheça também outros possíveis modelos de certificação disponíveis:

Certificado digital A1

O certificado digital A1 é instalado e armazenado diretamente no computador do proprietário e possui validade de 1 ano. Suas principais características e vantagens incluem:

• Possibilidade de ser instalado em diferentes dispositivos simultaneamente;
• Dispensa o uso de aparelhos adicionais, como leitoras de cartão;
• Facilita a emissão de notas fiscais eletrônicas;
• Permite a assinatura digital de documentos sem depender de dispositivos externos;
• Possibilita a realização de backups, evitando a perda do certificado em caso de formatação do dispositivo.

Em relação às desvantagens, destaca-se que esse certificado digital é menos portátil, ficando restrito aos dispositivos em que está instalado. A segurança do certificado também depende das medidas de proteção dos aparelhos onde está armazenado, podendo ficar em risco se o computador for comprometido.

Certificado digital A3

O certificado digital A3 é armazenado em um token (dispositivo semelhante com um pendrive) ou em um cartão inteligente, que requer um leitor específico. Seus benefícios e particularidades incluem:

• Prazo de validade maior, que varia entre um, dois ou três anos;
• Nível de segurança mais elevado, pois não pode ser extraído e nem copiado para outra mídia;
• Alta portabilidade, podendo ser utilizado em diferentes dispositivos desde que o token ou cartão esteja presente.
• Uso pessoal e intransferível, sendo acessado apenas pelo portador da senha.

A principal desvantagem da versão A3 é a necessidade do dispositivo criptográfico, o que pode ser menos conveniente em comparação com o A1.

Outros tipos de certificados

Além dos modelos citados, existem outros tipos de certificado digital. Seu uso pode ser tanto profissional e empresarial, quanto pessoal. Veja os mais comuns:

• e-CPF: utilizado para assinaturas em nome de pessoa física;
• e-CNPJ: para assinaturas em nome de pessoa jurídica;
• e-Saúde: específico para profissionais de saúde;
• e-Contador: direcionado especificamente para contadores;
• e-Jurídico: voltado a advogados;
• NF-e: usado para emitir notas fiscais sem que o usuário possa fazer qualquer outro procedimento em nome da empresa.

Como obter certificado digital?

O certificado pode ser obtido de diversas maneiras e por diferentes entidades, dependendo do seu objetivo. Existem entidades que lidam com os sistemas governamentais e outras para verificação de crédito e de instituições bancárias.

Ao adquirir a sua licença para um certificado específico, procure conhecer as formas de proteger seus dados e entender as vantagens e riscos oferecidos.

Abaixo, veja o passo a passo de como obter certificado digital:

1. Escolha sua Autoridade Certificadora (AC)

O primeiro passo é escolher uma das Autoridades Certificadoras (ACs) subordinadas à ICP-Brasil. No site da ICP-Brasil, você confere uma lista completa com empresas como Caixa Econômica Federal, Correios, Serasa Experian, Certisign, Casa da Moeda, etc.

2. Selecione o certificado ideal

No catálogo da certificadora, há diversas opções de certificados digitais. É necessário selecionar a mais indicada para o seu caso. Por exemplo, se uma pequena empresa precisa emitir nota fiscal, pode escolher NF-e (mais recomendado), e-CNPJ ou e-Simples.

Também é preciso escolher entre os tipos A1 (arquivo instalado no computador), A3 (hardware) ou opções móveis e na nuvem.

3. Apresente a documentação

Para adquirir o certificado digital, você terá que apresentar alguns documentos pessoais ou da empresa à certificadora. No caso de empreendedores, são exigidos:

• Documento de constituição da empresa (estatuto, contrato social ou requerimento de empresário);
• Alteração contratual registrada nos órgãos competentes (se houver);
• Documentos de eleição da diretoria vigente (quando aplicável);
• Documentos pessoais dos representantes legais (RG e CPF);
• Cartão do CNPJ impresso.

Dependendo do tipo da empresa, serão solicitados outros documentos como estatuto social, Certificado do MEI e ato constitutivo.

4. Agende a validação

Para concluir a compra do certificado digital, é necessário comparecer a um dos postos de atendimento da certificadora para validar o documento. Tanto na primeira emissão quanto na renovação, esse passo é essencial para garantir a autenticidade do documento e evitar fraudes.

Vale lembrar que somente pessoas físicas podem renovar o certificado pela internet. Então, você terá que agendar uma data para validação presencial no local mais próximo e apresentar toda a documentação, além de fazer um cadastro biométrico e assinar alguns termos.

5. Aguarde a entrega ou retire o certificado

Após fazer sua validação presencial, o certificado digital ficará disponível em algumas horas ou dias, dependendo do tipo e da empresa escolhida. Se o certificado for do tipo A1, será enviado um link por e-mail para baixar o arquivo. No caso do tipo A3 com dispositivo físico, o hardware pode ser retirado no local da validação.

Como fazer a renovação do certificado digital?

Os certificados digitais do tipo e-CNPJ e NF-e podem ser renovados online, e o primeiro passo é entrar em contato com a Autoridade Certificadora que o emitiu. Depois, basta escolher a versão que deseja renovar e a forma de pagamento. Geralmente, é cobrada uma taxa que pode variar entre R$ 150 e R$ 300.

É interessante buscar a renovação do certificado digital pelo menos 30 dias úteis antes do vencimento. Afinal, algumas AC ainda solicitam um prazo de 3 úteis para conclusão do processo.

Lembre-se que certificados digitais vencidos são cancelados e a empresa fica impedida de emitir a nota fiscal e realizar qualquer tipo de transação online. Além disso, outros documentos atrelados ao certificado digital vencido também perdem a validade jurídica.

Neste caso, é necessário adquirir um novo certificado, pois não é permitido reverter o documento já vencido.

Se tiver mais alguma dúvida, chame a Lion!